Lệnh giao hàng điện tử EDO: Lợi ích, quy trình và những điều cần lưu ý

Lệnh giao hàng điện tử EDO là thuật ngữ khá quen thuộc trong thị trường xuất nhập khẩu hàng hoá. Nhờ lệnh giao hàng điện tử EDO, các hãng tàu, đơn vị quản lý xuất nhập khẩu và doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong các bước thực hiện quy trình xuất nhập khẩu.

Hãy cùng Cẩm Thạch Company tìm hiểu chi tiết về lệnh giao hàng điện tử EDO là gì, lợi ích của lệnh giao hàng điện tử, trách nhiệm và những lưu ý bạn cần biết trong bài viết dưới đây.

Lệnh giao hàng điện tử EDO là gì?

EDO (Electronic Delivery Order) là lệnh giao hàng điện tử cho hàng nhập. EDO được hãng tàu phát hành qua kênh điện tử (email) dưới dạng file PDF thay cho lệnh DO giấy truyền thống. EDO giúp cho quá trình nhận hàng được diễn ra nhanh chóng, hiện đại và thuận lợi hơn cho doanh nghiệp.

Với những lợi ích không thể bàn cãi, các doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng xuất nhập khẩu nên sử dụng lệnh giao hàng điện tử EDO để tiết kiệm thời gian và chi phí trong vấn đề lấy lệnh giao hàng, không cần đến tận quầy thủ tục để thực hiện thao tác lấy lệnh. Ngoài ra, sử dụng lệnh giao hàng điện tử còn giúp tăng cường bảo mật thông tin và tránh rủi ro, thất lạc hay vấn đề làm giả chứng từ.

Những lợi ích của lệnh giao hàng điện tử EDO

Lệnh giao hàng điện tử EDO ra đời mang lại nhiều lợi ích cho các bên bao gồm bên hải quan, doanh nghiệp xuất nhập khẩu và hãng tàu. Nhìn chung, lệnh giao hàng điện tử đã giúp ích rất nhiều cho các bên trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí hiệu quả. Cụ thể những lợi ích mà lệnh giao hàng điện tử EDO mang lại như sau:

Lợi ích với hải quan

Lợi ích của EDO không chỉ dành cho doanh nghiệp mà còn cho hải quan, cơ quan quản lý và các hãng tàu. Cụ thể như sau

▪️ EDO hỗ trợ công tác quản lý, điều tra, giám sát của các cơ quan quản lý, hải quan diễn ra hiệu quả hơn.

▪️ EDO giúp rút ngắn các bước phát hành, giảm thiểu tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn…

▪️ EDO giúp đảm bảo bảo mật thông tin, giúp cho công tác quản lý hiệu quả hơn hạn chế rủi ro thất lạc, sai sót, giảm nguy cơ chứng từ bị làm giả…

Lợi ích với công ty xuất nhập khẩu

Lệnh giao hàng điện tử EDO mang lại cho doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nhiều lợi ích hơn trong việc lấy lệnh giao hàng, cụ thể như sau:

▪️ Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc lấy lệnh giao hàng, không cần phải đến quầy thủ tục của hãng tàu hay cảng.

▪️ Tăng cường bảo mật thông tin, tránh rủi ro thất lạc, sai sót hay làm giả chứng từ.

▪️ Nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa, theo dõi được trạng thái của container và lịch sử giao nhận.

▪️ Hỗ trợ việc thanh toán online qua ngân hàng hoặc internet banking, tiện lợi và an toàn.

▪️ Góp phần bảo vệ môi trường, giảm thiểu sử dụng giấy tờ.

Lợi ích với hãng tàu

Lợi ích của EDO với hãng tàu bao gồm:

▪️ Hãng tàu có thể phát hành lệnh giao hàng điện tử qua email dưới dạng file PDF, không cần in ấn hay gửi chuyển phát nhanh.

▪️ Hãng tàu có thể quản lý được số lượng và trạng thái của các lệnh giao hàng điện tử, tránh nhầm lẫn hay mất mát.

▪️ Hãng tàu có thể kết nối với cảng và hải quan để cập nhật thông tin về hàng hóa, giúp cho việc giao nhận hàng hóa được chính xác và nhanh chóng.

▪️ Hãng tàu có thể tiết kiệm chi phí cho việc phát hành, lưu trữ và quản lý các lệnh giao hàng điện tử.

▪️ Hãng tàu có thể nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín với khách hàng, góp phần bảo vệ môi trường.

Quy trình lấy lệnh giao hàng điện tử EDO

Để lấy lệnh giao hàng điện tử EDO đòi hỏi bạn cần thực hiện theo quy trinh nhất định. Các bước lấy lệnh giao hàng điện tử nhìn chung khá đơn giản và mọi người đều có thể thự hiện dễ dàng. Quy trình nhận hàng bằng EDO bao gồm các bước:

▪️ Bước 1: Đăng ký sử dụng cảng điện tử ePort tại địa chỉ eport.saigonnewport.com.vn và ký hợp đồng với cảng. Để đăng ký, bạn cần tải file đăng ký sử dụng cảng điện tử, điền đầy đủ thông tin và nộp cho Tân Cảng.

▪️ Bước 2: Sau khi có thông tin EDO từ hãng tàu, đăng nhập vào ePort và đăng ký nhận container bằng cách nhập số vận đơn, số container, mã người nhận hàng và số điện thoại nhận OTP. Bạn cần copy thông tin trong EDO pdf file gửi về email đã đăng ký để khai báo ePort. Năm chỉ tiêu (số cont, số lệnh, số bill, tên khách hàng, hạn lệnh, mã bảo mật) bắt buộc phải khai báo theo EDO. Tên khách hàng chỉ cần khai chính xác 35 ký tự đầu tiên (bao gồm các kí tự đặc biệt). Chọn hình thức giao hàng là EDO khi khai báo ePort.

▪️ Bước 3: Thanh toán các phí liên quan đến làm hàng container qua ngân hàng trực tuyến hoặc qua tài khoản internet banking, thẻ ATM nội địa tại Việt Nam. Bạn có thể sử dụng công cụ hóa đơn điện tử trên hệ thống của ePort.

▪️ Bước 4: Nhận OTP qua SMS và nhập vào ePort để xác thực nhận container. Nếu bạn muốn gia hạn lệnh giao hàng (EDO), bạn cần gửi email đến địa chỉ của hãng tàu theo cú pháp quy định

▪️ Bước 5: In phiếu xuất container từ ePort và mang theo khi vào cổng nhận container. Nếu bạn có nhiều lô hàng từ Master Bill, bạn cần tách lô từ Master Bill sang House bill để sử dụng EDO.

Khách hàng có thể sử dụng phương thức giao hàng điện tử EDO để thực hiện nhập hàng Trung Quốc - giao hàng Trung Quốc , hoặc các sản phẩm từ các quốc gia láng giềng như : Thái Lan, Lào, Malaysia, Nhật Bản, Trung Quốc ... từ các cảng biển của Việt Nam

Trách nhiệm của các bên về EDO

Hãng tàu, cảng và người nhận đều cần có trách nhiệm nhất định với lệnh giao hàng điện tử EDO. Mỗi bên sẽ có những trách nhiệm riêng cần chú ý để đảm bảo về quyền lợi và nghĩa vụ của bản thân tránh các tình trạng về vấn đề hải cảng .

Trách nhiệm của hãng tàu và cảng

Trách nhiệm của hãng tàu và cảng về EDO như sau:

Hãng tàu có trách nhiệm phát hành lệnh giao hàng điện tử qua email dưới dạng file PDF cho người nhận hàng, cung cấp đầy đủ thông tin về chuyến hàng cho cảng, trao đổi dữ liệu điện tử với cảng để cảng tiến hành giao container cho khách hàng, xử lý nhanh chóng và chính xác các sai sót nếu có và bồi thường thiệt hại nếu gây ra cho cảng hay người nhận hàng.

Cảng có trách nhiệm tiếp nhận dữ liệu từ hãng tàu, kiểm tra và đối chiếu thông tin, nhận bàn giao container từ tàu, làm phiếu xuất và tổ chức giao nguyên container cho người nhận hàng, bảo mật thông tin về lệnh giao hàng điện tử, giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến EDO.

Trách nhiệm giữa cảng và người nhận

Trách nhiệm giữa cảng và người nhận với EDO như sau:

Người nhận hàng có trách nhiệm đăng ký sử dụng “lệnh giao hàng điện tử” để làm thủ tục nhận container hàng nhập, số điện thoại nhận OTP, ký hợp đồng với cảng, dùng website của cảng để giao nhận container, truy vấn thông tin về lô hàng container đã đăng ký. Ngoài ra, phải bảo mật thông tin về tài khoản đăng nhập, báo ngay cho cảng khi mất, để lộ hoặc bị đánh cắp tài khoản này và phối hợp với các bên để giải quyết.

Cảng có trách nhiệm tiếp nhận dữ liệu từ hãng tàu, kiểm tra và đối chiếu thông tin, nhận bàn giao container từ tàu, làm phiếu xuất và tổ chức giao nguyên container cho người nhận hàng, bảo mật thông tin về lệnh giao hàng điện tử, giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến EDO.

Bài viết trên là những chia sẻ về các thông tin chi tiết của lệnh giao hàng điện tử EDO. Hy vọng qua đây Cẩm Thạch đã có thể cung cấp những thông tin hữu ích giúp các doanh nghiệp hiểu hơn về lợi ích và tầm quan trọng của lệnh giao hàng điện tử trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá.